酒店为客代发信函管理规范.doc

酒店为客代发信函管理规范
1.酒店住客的信函和酒店内部的公函均可由接待人员负责代寄,其他一律不代替邮寄;
2.接待处代寄的信函包括平邮信件、挂号信件、航空信件和明信片,大宗邮件、邮政快件、包裹及特快专递均可由问询处代办;
3.代寄的邮件均以邮局发出的“邮件资费表”所规定的邮资计费,资费以本国货币为标准;
4.所寄信函均须用标准信封,并清楚地写上收件人及寄信人地址、邮政编码;
5.酒店住客的邮费一律只收现金;
6.酒店公函须由其部门经理签名批准后方可代寄;
7.酒店公函或代寄客信须开具某项收费单,客信须注明付现金,酒店公函须注明人酒店账,并由该部门经理签名认可;
8.每天下午接待员收齐所代寄信件.贴足邮票并填写“邮票统计表”和“信件收费统计表”,将信件统一交行李部签收,由该部派人员外出投寄;
9.接待处须保证有足够的邮票供代寄信件使用;
10.接待处不定期发出“信件收费统计表”,第一联和酒店公函的邮资收费单交财务部报销,取回现金后连同代寄客信所收的现金行李部所派人员外出购买邮票;
11.查无收件人或因地址不清而被退回的信件由接待处退还给该酒店住客.如果寄信的住客已离店,则作为死信归档;
12.因书写不正确或地址不清而被退回的酒店公函退回有关部门签收;
13.努力完成领导交办的其他工作任务。