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建材与装饰2007年8月中旬刊
工程管理
浅谈合同档案的有效管理
吴雪梅
(广东省第四建筑工程公司)
摘要:合同档案作为记录法人(单位、个人)经济活动的依据性凭证,在经济活动中的地位愈来愈重要。然而,由于管理不善,有相当
部分合同无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用。本文是作者在近几年的工作过程中,就合同档案管理的相关问题进行简要
的阐述和分析。以供参考
关键词:合同;档案;管理
前言
合同审批单
合同编号
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间,依照合同
报批时间
合同标题
法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的
主办单位
协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围
合同内容摘要
绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保
合同金额
经办人
管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用
合间分数
正本份副本份
总工室
水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
工程部
1合同档案的收集
财务部
工程管理部
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与
法律室意见
领导审批意见
般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同
合同分发部室:
性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份
备注
合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环
节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方オ成立
流程多周期长,愛内外因素的影响,合同容易出现“中途截流"和2合同档案管理模式
分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为
接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据
如何解决这一问题呢?关键在于抓住合同流转的中心环节。其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门
核照《合同法》第32条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程
方当事人签字或者盖章时合同成立。“而依目前国内惯例,合同合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基
签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外)。可建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激
见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统
意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编
合同收集归档率。
研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往
式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门
往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给
等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流。合同档案管理带来一定凤险性。首先,合同管理人员(一般为兼
转(一式三联,格式如下)。待合同签署成立后,第一联供档案部
职档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同
门作为合同审批材料,与合同文本一并归档:第二联存财务部
存放于业务部]不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组
i门,作为记账凭证:第三联可由合同部门作为专项资料保留。在织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合
合同用印阶段,文书部了门(或档案部门)直接在合同审批单编号
同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会
并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完信用体系的构建,不少地方开始推行“重合同,守信用”企业认证
毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观
工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,
地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程
使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管
交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解
理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议
决合同档案收集难的现象。
由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展
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工程管理
建材与装饰2007年8月中旬刊
保管利用、鉴定销毀和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互
层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门)负动互惠,从而发挥更大的现实意义。
责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关
首先,合同管理对信用档案体系的形成和完善具有积极作
交易凭证(票据)装订备査。在分类归档方式上,理想做法是合同用。建立社会信用体系的目的在于整顿和规范市场经济秩序,形
文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类成诚信为本,操守为重的良好风尚。其功能实现方式之一就是对
档案的系统完整:另一份提供合同部门(或财务部门)建立合同执社会、企业、个人诚实守信或违法违约行为进行惩恶扬善。对企
行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取业自身而言,通过收集本企业在工商、信贷、税收、合同、社会公
灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料益等方面的成果(包括所获得的资质证书、凭证及相关资料等),
保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情构筑本企业信用体系架构,可以树立和展示本企业良好的资信
况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
形象,提升信用等级。尤其是在合同管理方面,通过规范的合同
3合同档案保管的划分
管理,取得政府部门认证的“重合同守信用”企业称号,无疑对树
立、宣传本企业的良好信用大有裨益。因此,完善的合同档案管
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合理有利于丰富社会和企业“信用管理体系”成果。
同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管:另一种则
其次,在合同管理中引入信用管理机制,有利于提高科学管
相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上理水平,避免损失。例如,合同签订前,对签约方资信信用等级)
这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理进行信用调査和分析评估:合同执行中,对合同执行情况进行跟
和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分踪监督、分析评价,及时发现风险并采取应对措施:合同履行后,
析
对合同执行情况进行统计汇总,发掘有效信用信息,确定(修改
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参客户信用标准,建立动态的客户信用等级等。从而使企业具有
考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动定的识别、评估和规避客户信用风险的能力。从这个意义上说,
产等使用年限应作为考虑因素;有的合同
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